Innovative Voice-Based Approach to Capture and Preserve Institutional Knowledge for Organizational Success

Die Bewahrung und Nutzung von institutionellem Wissen: Eine innovative Lösung zur Dokumentation von Fachwissen

In einer dynamischen Geschäftswelt, in der Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Innovation entscheidend sind, spielt das institutionelle Wissen eine zentrale Rolle für den Erfolg von Organisationen. Dieses kollektive Wissen umfasst die Erkenntnisse und Erfahrungen, die Mitarbeiter im Laufe der Zeit aufbauen, und besteht oft aus tacitem Wissen, das informell weitergegeben wird. Die Formalisierung und Dokumentation dieser wertvollen Ressource ist essenziell, um das institutionelle Gedächtnis zu bewahren, Innovationsprozesse voranzutreiben und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen.

Die Herausforderungen der Wissensdokumentation

Die effektive Erfassung und Dokumentation dieses Wissens stellt zahlreiche Herausforderungen dar. Traditionelle Methoden wie manuelle Dokumentationen oder Interviews sind häufig zeitaufwendig, inkonsistent und fehleranfällig. Viele erfahrene Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihr Wissen klar zu artikulieren oder finden nicht die Zeit, ihre Expertise umfassend zu dokumentieren.

Eine innovative Lösung mit Sprachaufnahme

Wir stellen Ihnen eine innovative sprachbasierte Anwendung vor, die die Möglichkeiten von Amazon Bedrock, Amazon Transcribe und React nutzt, um institutionelles Wissen systematisch durch Spracheinträge von erfahrenen Mitarbeitern zu erfassen und zu dokumentieren. Amazon Bedrock ist ein vollständig verwalteter Dienst, der eine Auswahl leistungsstarker Foundation-Modelle (FMs) von führenden KI-Unternehmen bietet. Diese Lösung nutzt Amazon Transcribe für eine Echtzeit-Spracherkennung, um präzise und unmittelbare Dokumentationen gesprochener Inhalte zu ermöglichen. Generative KI, unterstützt durch Amazon Bedrock, analysiert und fasst den transkribierten Inhalt zusammen, extrahiert wichtige Erkenntnisse und erstellt umfassende Dokumentationen.

Einblick in die Lösung

Technische Infrastruktur

Diese Lösung kombiniert mehrere AWS-Dienste, darunter Amazon Transcribe, Amazon Bedrock, AWS Lambda, Amazon S3 und Amazon CloudFront, um die Echtzeittranskription und Dokumentenerstellung zu gewährleisten. Die Anwendung umfasst:

• Benutzeroberfläche: Eine auf React basierende Front-End-Anwendung, die über Amazon CloudFront verteilt wird und eine intuitive Schnittstelle für die Eingabe von Sprachdaten bietet.
• Echtzeittranskription: Amazon Transcribe streamt Sprache in Echtzeit in Text um und sorgt so für eine präzise und sofortige Dokumentation des gesprochenen Wissens.
• Intelligente Verarbeitung: Eine Lambda-Funktion, die durch generative KI-Modelle von Amazon Bedrock unterstützt wird, analysiert und strukturiert die transkribierten Texte in gut organisierte Dokumente.
• Sichere Speicherung: Rohaudio-Dateien, verarbeitete Informationen, Zusammenfassungen und generierte Inhalte werden sicher in Amazon S3 gespeichert.

Einfachheit und Geschwindigkeit in der Implementierung

Unsere Lösung verwendet eine benutzerdefinierte Autorisierungs-Lambda-Funktion mit Amazon API Gateway, um den Zugriff auf die AWS-Dienste zu steuern, ohne eine umfassende Benutzerverwaltung zu verlangen. Dies minimiert den Benutzeraufwand und erleichtert die Implementierung, insbesondere für Prototypen.

Vorteile der Echtzeittranskription

Die Echtzeittranskription bietet entscheidende Vorteile für die Wissensdokumentation:

• Sofortiges Feedback ermöglicht es den Sprechern, ihre Aussagen in Echtzeit zu korrigieren.
• Die visuelle Darstellung gesprochener Worte erhöht den Fokus und die Struktur des Wissensaustauschs.
• Die Belastung für den Sprecher wird verringert, da dieser sich nicht um Notizen oder das Merken von Schlüsselpunkten kümmern muss.

Die Anwendung nutzen

Nach der Bereitstellung können Benutzer die Anwendung über einen einfach zugänglichen Link verwenden:

1. Geben Sie ein Thema oder eine Frage ein.
2. Wählen Sie die Option "Start Transcription", um Ihre Eingaben aufzuzeichnen.
3. Überprüfen und bearbeiten Sie den transkribierten Text in Echtzeit.
4. Generieren Sie ein Dokument, das eine gut strukturierte, professionelle PDF-Datei enthält.

Zusätzliche Funktionen und Best Practices

Für Branchen mit spezifischer Terminologie bietet Amazon Transcribe die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Vokabular zu erstellen, um die Transkriptionsgenauigkeit zu erhöhen. Zudem können große Audiodateien und mehrere Themen effizient verarbeitet werden, um umfangreiche Dokumente zu erstellen.

Fazit

Diese innovative Lösung kombiniert die neuesten AWS-Dienste mit modernen Frontend-Technologien, um eine robuste Wissensdokumentation zu ermöglichen. Durch die Nutzung von Echtzeittranskription und generativer KI können Organisationen wertvolles institutionelles Wissen effizient dokumentieren und bewahren. Damit fördern sie Innovation, verbessern Entscheidungsprozesse und sichern sich einen Wettbewerbsvorteil in einem sich ständig verändernden Markt.

Wir laden Sie ein, diese Lösung weiter zu erkunden und in Ihrer eigenen Umgebung zu implementieren, um das volle Potenzial Ihres kollektiven Wissens zu erschließen.

Über die Autoren

Jundong Qiao ist Maschinenlern-Ingenieur bei AWS Professional Service, Michael Massey ist Cloud-Anwendungsarchitekt bei Amazon Web Services und Praveen Kumar Jeyarajan ist Principal DevOps Consultant bei AWS.