Unternehmen und Organisationen benötigen klare Regeln für Online-Meetings, insbesondere wenn es um die Teilnahme von KI-Bots anstelle von echten Personen geht. Vor kurzem nahm ich an einem Online-Meeting teil, bei dem zwei Personen nicht erschienen, sondern ihre KI-Notizbots schickten. Die Meeting-Leiterin fragte, ob dies in Ordnung sei, und wir entschieden uns dagegen. Es gibt viele gute Gründe, eine klare Etikette festzulegen, damit die Meeting-Teilnehmer keine Zeit verschwenden und dies spontan entscheiden müssen.
Infolge der aktuellen Welle von Generative AI wurden viele neue Notizwerkzeuge eingeführt. Unter den europäischen Anbietern befinden sich Trint aus Großbritannien, Amberscript aus den Niederlanden und HappyScribe aus Frankreich. Sie alle integrieren sich in Zoom, wobei Amberscript auch mit Teams funktioniert. Unter den beliebten US-Tools zählen otter.ai, read.ai und fireflies.ai. Es ist zwar bequem und einfach, Tools zur Transkription von Meetings zu haben, aber es gibt viele Risiken und Einschränkungen, aus meiner Sicht.
Die Tools nehmen nicht das gesamte Meeting auf, sondern erstellen Zusammenfassungen, bei denen jedoch keine Garantie besteht, dass sie korrekt sind – sie könnten fälschen. Akzeptiert man mehr als ein KI-Notiztool im Meeting, könnten verschiedene Versionen des Meetings entstehen. Es ist wichtig, sich auf die Entscheidungen des Meetings zu einigen, anstatt dass jeder Teilnehmer seine eigene personalisierte Version des Meetings erhält.
Einige Richtlinien für die Verwendung von AI-Notizbots könnten sein, alle Teilnehmer vorab über den Einsatz zu informieren und um Zustimmung zu bitten. Stellen Sie sicher, dass das verwendete Tool DSGVO-konform ist und die Daten sicher gespeichert werden. Akzeptieren Sie nur ein Notizwerkzeug pro Meeting und lassen Sie es vom Meeting-Leiter bearbeiten und akzeptieren, bevor es unter den Teilnehmern zirkuliert. So vermeiden Sie, dass KI-Bots das Meeting übernehmen und stellen sicher, dass echter Dialog unter den Teilnehmern stattfindet.
Es ist wichtig, vertrauliche Themen nur ohne AI-Bot zu besprechen und keine Transkriptionen oder Zusammenfassungen von Meetings ohne Zustimmung aller Teilnehmer zu veröffentlichen. Personen können sich möglicherweise unwohl fühlen in Aufnahmen und Transkriptionen von Meetings mit AI-Bots. Es könnte sich jedoch nach einiger Nutzung abkühlen, insbesondere wenn offen über die Verwendung dieser Technologien kommuniziert wird.